1. Ayez une politique de vacances et communiquez-la aux employé.es

Pendant la période estivale, certaines semaines sont plus prisées que d’autres et plusieurs employé.es sollicitent les mêmes journées, surtout dans certains secteurs d’activité.

Comment s’assurer d’être équitable dans ce cas?

Établissez les règles d’avance! Que vous accordiez les semaines de vacances en fonction de l’ancienneté ou selon la politique du « premier arrivé, premier servi », assurez-vous que vos employé.es soient au courant. De cette façon, vous éviterez déceptions et conflits.

Les politiques de congés doivent donc être partagées dans le manuel de l’employé.e et rappelés au moment des demandes de départs en vacances.

2. Structurez la planification des congés

Donnez à vos employé.es des dates limites pour les demandes de congé. Cela vaut encore plus si vous accordez les vacances selon l’ancienneté.

Plus vous vous y prenez d’avance, mieux vous arriverez à planifier l’absence des employé.es qui occupent des postes-clés au sein de votre entreprise, par exemple.

Nous vous recommandons aussi de communiquer le calendrier des vacances à vos employé.es, qui, eux aussi, auront parfois à s’adapter pendant l’absence d’un collègue.

3. Planifiez et déléguez la charge de travail en amont

Quand les employé.es sont en mesure de programmer leurs vacances en amont, vous pouvez planifier leur charge de travail en amont pour vous assurer que tous les projets importants sont bouclés avant leur départ. Cela permettra à vos collègues de partir l’esprit léger, et d’assurer qu’ils ne seront pas dépassés par leur charge de travail à leur retour.

Dans certaines entreprises, il est essentiel de déléguer des tâches et des quarts de travail pour assurer la productivité de l’organisation. N’hésitez pas à rencontrer les membres de l’équipe pour répartir la charge de travail de façon équitable.

4. Rendez les vacances obligatoires (ou encouragez-les fortement!)

Bien que la loi ne permette pas à un employeur de remplacer les vacances par une indemnité compensatoire (sauf dans quelques cas spécifiques), il est encore commun d’observer cette pratique en entreprise.

On l’a mentionné précédemment, mais on insiste : les vacances ont d’énormes bienfaits sur les employé.es. Ils vous reviendront revigorés, motivés et plus productifs! C’est sans compter la gratitude qu’ils ressentiront en sentant que leur bien-être est important aux yeux de leur employeur. Encouragez-les donc à prendre des vacances, mais aussi à utiliser tous leurs types de congés disponibles (congés parentaux, congés maladie…). 

Ce n’est pas une dépense c’est un investissement!

5. Rencontrez vos équipes avant leurs vacances

Une dernière rencontre avant les départs en vacances (surtout en période estivale ou en fin d’année) peut faire toute la différence pour vous assurer d’aligner les projets et tâches de chacun et de vous rassembler une dernière fois avant les congés. En plus de vous aider à planifier les vacances des employé.es, ces rencontres peuvent être une bonne occasion d’organiser une activité d’équipe.

6. Utilisez les bons outils de gestion et de planification des vacances

En plus d’un logiciel de gestion des absences, vous pouvez implanter des solutions de gestion du temps qui permettent de répartir des quarts de travail entre collègues et de combler les horaires de travail d’un employé.e parti en vacances.

Il est également important d’utiliser des outils de communication efficaces pour envoyer des rappels au moment des départs en vacances et vous assurer que tout le monde peut bénéficier de congés dénués de stress et d’interruptions.